Mediavox

Versión 2.1 — Mayo 2026

1. Alcance y Aplicabilidad

Estos Términos y Condiciones ("Términos") regulan el uso de todos los productos y servicios de Mediavox, incluyendo pero no limitado a: Vixo, Turing AI, DocumentPower, mediaAPI y Developer Portal (colectivamente, los "Servicios").

Al registrarse, acceder o utilizar cualquiera de los Servicios, el usuario acepta estos Términos en su totalidad. Si no está de acuerdo, no debe utilizar los Servicios.

Estos Términos aplican a usuarios en Colombia, México, Perú, Ecuador, Chile y cualquier otra jurisdicción desde la cual se acceda a los Servicios.

2. Registro y Cuenta

• Para utilizar los Servicios debe crear una cuenta proporcionando información veraz y actualizada.
• Es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.
• Cada cuenta es personal e intransferible.
• Mediavox puede suspender o cancelar cuentas que infrinjan estos Términos.

3. Uso de los Servicios

• Utilizar los Servicios de manera lícita y conforme a la legislación vigente en su jurisdicción.
• No intentar acceder a datos de otros usuarios o empresas sin autorización.
• No realizar ingeniería inversa, descompilar o extraer el código fuente.
• No utilizar los Servicios para actividades ilegales, fraudulentas o que infrinjan derechos de terceros.
• Reportar cualquier vulnerabilidad de seguridad a [email protected].

4. Privacidad y Protección de Datos Personales

Mediavox se compromete a proteger la información personal de los usuarios conforme a la legislación aplicable en cada jurisdicción:

• Colombia: Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 (Protección de Datos Personales).
• México: Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP).
• Perú: Ley 29733 (Ley de Protección de Datos Personales).
• Ecuador: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP).
• Chile: Ley 19.628 sobre Protección de la Vida Privada.
• Unión Europea: Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), cuando aplique.

4.1 Datos personales

• Los datos personales ingresados son propiedad de cada usuario o empresa.
• Mediavox no compartirá datos personales identificables con terceros sin consentimiento previo, salvo requerimiento legal.
• Los datos se almacenan en servidores seguros con cifrado en tránsito (TLS) y en reposo (AES-256).
• El usuario puede solicitar la eliminación de sus datos personales escribiendo a [email protected].

5. Datos Anonimizados y Mejora del Servicio

Al utilizar los Servicios, el usuario autoriza expresamente a Mediavox a:

• Utilizar datos anonimizados y agregados (que no permiten identificar a ninguna persona natural ni empresa específica) para mejorar la calidad, precisión y rendimiento de los Servicios.
• Generar estadísticas de mercado e insights sectoriales a partir de datos operativos anonimizados, tales como: patrones de consumo por zona geográfica, tendencias de mercado por sector económico, y métricas de rendimiento operativo.
• Alimentar bases de datos transversales como directorios de direcciones estandarizadas, puntos de interés geográficos, y catálogos de referencia que benefician a todos los usuarios del ecosistema.
• Entrenar y mejorar modelos de inteligencia artificial utilizando exclusivamente datos anonimizados para optimizar la precisión de sugerencias, predicciones y automatizaciones.
• Comercializar, transferir o licenciar los insights, estadísticas, reportes y datos agregados anonimizados a terceros, sin que esto genere derecho a compensación alguna para el Usuario. Los datos comercializados nunca permitirán identificar al Usuario ni a sus clientes de forma individual.

Garantía de anonimización: Los datos utilizados para estos fines son procesados de forma que resulta imposible identificar a la persona natural o empresa de origen. Se eliminan identificadores directos (nombres, identificaciones, direcciones específicas) antes de cualquier procesamiento agregado.

6. Inteligencia Artificial

Los Servicios utilizan tecnologías de inteligencia artificial para:

• Procesar consultas en lenguaje natural y ejecutar acciones automatizadas.
• Extraer información estructurada de documentos (NER — Named Entity Recognition).
• Generar sugerencias, predicciones y análisis basados en datos históricos.
• Optimizar procesos operativos mediante aprendizaje automático.

El usuario comprende y acepta que:

• Las respuestas generadas por IA son asistivas y no constituyen asesoría profesional (legal, financiera, médica).
• El Usuario tiene la obligación de verificar de manera independiente cualquier resultado, cálculo o sugerencia generada por la IA antes de su aplicación comercial. El uso de la información sin verificación previa constituye una renuncia expresa a cualquier reclamación contra Mediavox.
• Los modelos de IA se entrenan con datos anonimizados conforme a la sección 5.
• Mediavox puede actualizar los modelos de IA periódicamente para mejorar su precisión.

6.1 Procesamiento de Documentos (DocumentPower)

Al utilizar las funcionalidades de análisis de documentos, el usuario comprende y acepta que:

• Archivos del chat son efímeros: Los documentos subidos a través del chat (Vixo AI, widget, API) se procesan en memoria y se descartan inmediatamente después del análisis. NO se almacenan permanentemente ni restan de la cuota de almacenamiento.
• Entidades extraídas persisten: La información estructurada extraída de los documentos (nombres, empresas, montos, fechas, lugares) se almacena de forma permanente en la base de datos para permitir búsquedas futuras. Estas entidades son datos derivados, no copias del documento original.
• Verificación de integridad es informativa: Las alertas de integridad (metadata de creación, modificación, software utilizado, firma digital) y el puntaje de integridad (integrity_score 0-100) son indicadores heurísticos y NO constituyen certificación de autenticidad ni peritaje forense. Un puntaje alto no garantiza que el documento sea legítimo. Un puntaje bajo no significa que sea fraudulento. Mediavox NO garantiza la autenticidad de ningún documento procesado.
• Mediavox NO valida autenticidad: El servicio extrae y analiza información del documento tal como fue proporcionado. Si el documento es falso, alterado o fraudulento, el análisis reflejará el contenido del documento falso. La responsabilidad de verificar la autenticidad de los documentos recae exclusivamente en el usuario.
• Límites de procesamiento: Documentos mayores a 5MB se procesan de forma asíncrona. PDFs escaneados tienen un límite de páginas para análisis automático. Mediavox se reserva el derecho de rechazar documentos que excedan los límites técnicos o que representen un riesgo de seguridad.
• Propiedad de la inteligencia derivada: Las entidades extraídas, patrones identificados y metadata de integridad generados durante el procesamiento de documentos, una vez anonimizados, son propiedad de Mediavox conforme a la sección 5 de estos Términos.
• Deduplicación: El sistema puede detectar y rechazar documentos duplicados previamente subidos por la misma empresa para optimizar el uso de recursos.

7. Propiedad Intelectual

• Los Servicios, incluyendo código fuente, diseño, algoritmos, modelos de IA, marcas y documentación, son propiedad exclusiva de Mediavox.
• El uso de los Servicios no otorga al usuario ningún derecho de propiedad sobre la plataforma.
• Los datos y contenidos que el usuario ingrese son propiedad del usuario o su empresa.
• Los datos anonimizados y agregados generados a partir del uso colectivo son propiedad de Mediavox.
• Mediavox otorga una licencia limitada, no exclusiva y revocable para usar los Servicios según estos Términos.
• Logica de base de datos (infraestructura dedicada): Cuando un cliente opera con base de datos dedicada, los procedimientos almacenados, funciones, vistas y cualquier logica programatica dentro de la base de datos son propiedad intelectual exclusiva de Mediavox, licenciada para uso — no vendida. El cliente NO puede: (a) copiar, extraer, descompilar o aplicar ingenieria inversa a la logica de base de datos; (b) redistribuir o sublicenciar la logica a terceros; (c) usar la logica fuera del alcance de los Servicios de Mediavox. Los DATOS del cliente (registros, transacciones, documentos) son su propiedad y pueden exportarse en cualquier momento. La LOGICA que procesa esos datos sigue siendo propiedad de Mediavox.
• Acceso para mantenimiento: Mediavox requiere acceso remoto a bases de datos dedicadas para aplicar actualizaciones, parches de seguridad y nueva funcionalidad. Si el cliente revoca el acceso, Mediavox no es responsable por errores, vulnerabilidades o funcionalidad degradada resultante de actualizaciones no aplicadas.

8. Disponibilidad y Niveles de Servicio

• Mediavox se esfuerza por mantener los Servicios disponibles de manera continua, sin garantizar un tiempo de actividad del 100%.
• El servicio puede interrumpirse temporal o prolongadamente por: mantenimiento programado, actualizaciones de seguridad, fallas de infraestructura de terceros (hosting, cloud, DNS, CDN), ataques cibernéticos, o causas de fuerza mayor.
• Mediavox NO será responsable por pérdidas de negocio, lucro cesante, daño reputacional, pérdida de clientes, ni ningún daño directo o indirecto causado por interrupciones del servicio, independientemente de su duración (minutos, horas o días) o alcance (parcial o total).
• El usuario acepta que los Servicios dependen de infraestructura de terceros (servidores, redes, proveedores de IA, APIs externas) sobre los cuales Mediavox no tiene control total.
• En caso de interrupción prolongada (más de 24 horas continuas), el único remedio del usuario será un crédito proporcional al tiempo de inactividad en su próxima factura, nunca superior al valor mensual del plan contratado.
• Los planes Enterprise pueden incluir acuerdos de nivel de servicio (SLA) específicos negociados por separado.

9. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD

• MEDIAVOX NO SERÁ RESPONSABLE POR DAÑOS INDIRECTOS, INCIDENTALES, ESPECIALES, CONSECUENTES O PUNITIVOS DERIVADOS DEL USO DE LOS SERVICIOS, INCLUYENDO PERO NO LIMITADO A: PÉRDIDA DE BENEFICIOS, INGRESOS, DATOS, OPORTUNIDADES DE NEGOCIO, REPUTACIÓN COMERCIAL O CLIENTES.
• LA RESPONSABILIDAD MÁXIMA ACUMULADA DE MEDIAVOX POR TODAS LAS RECLAMACIONES ESTARÁ LIMITADA AL MENOR ENTRE: (A) EL VALOR PAGADO POR EL USUARIO EN LOS ÚLTIMOS 12 MESES, O (B) CIEN DÓLARES AMERICANOS (USD $100).
• ESTA LIMITACIÓN APLICA INDEPENDIENTEMENTE DE LA TEORÍA LEGAL (CONTRATO, AGRAVIO, NEGLIGENCIA, RESPONSABILIDAD ESTRICTA O CUALQUIER OTRA) Y AUNQUE MEDIAVOX HAYA SIDO ADVERTIDO DE LA POSIBILIDAD DE TALES DAÑOS.
• Mediavox no es responsable por decisiones comerciales tomadas con base en información generada por los Servicios.
• Mediavox no asume responsabilidad alguna por fallos, interrupciones, cambios de políticas o discontinuación de servicios de proveedores externos de infraestructura, inteligencia artificial, procesamiento de pagos, almacenamiento en la nube, redes de distribución de contenido (CDN), servicios de DNS o cualquier otro servicio de terceros del cual dependan los Servicios. El Usuario acepta que la indisponibilidad de estos servicios externos constituye fuerza mayor que exonera a Mediavox de toda responsabilidad.

10. Exclusiones Específicas de Responsabilidad

• Inteligencia artificial: Las respuestas de Turing AI son orientativas y no constituyen asesoría profesional (legal, contable, financiera, médica). El usuario es responsable de las decisiones tomadas con base en información de la IA.
• Facturación electrónica: Mediavox facilita herramientas de facturación pero NO es responsable por errores en información fiscal ingresada por el usuario ni por incumplimientos tributarios.
• Consulta de listas restrictivas: El servicio de consulta de listas (OFAC, ONU, UE, PEP) es una herramienta de screening. NO constituye un programa de cumplimiento integral (SARLAFT, SAGRILAFT, AML). No reemplaza la debida diligencia del cliente, el monitoreo de transacciones, ni el reporte de operaciones sospechosas. El cliente es el único responsable de su programa de cumplimiento regulatorio.
• Detección de fraude y amenazas: Los servicios de detección de fraude (threats/analyze, fraud-check, Brand Intelligence, bot de Telegram, bot de WhatsApp) son herramientas informativas de screening que proporcionan evaluaciones de riesgo basadas en análisis heurístico, coincidencia de patrones y fuentes de datos de terceros. NO garantizan la detección de todos los mensajes fraudulentos, ni garantizan que los mensajes clasificados como "legítimos" o "riesgo bajo" sean seguros. Mediavox NO es responsable por: (a) pérdidas financieras derivadas de mensajes incorrectamente clasificados como riesgo bajo (falsos negativos); (b) comunicaciones legítimas incorrectamente clasificadas como fraudulentas (falsos positivos); (c) decisiones tomadas por el usuario con base en la evaluación de riesgo proporcionada; (d) la precisión, completitud o actualidad de fuentes de datos de terceros (Google Safe Browsing, WHOIS, DNS). El usuario reconoce que ningún sistema de detección de fraude alcanza el 100% de precisión y que la decisión final de actuar sobre cualquier mensaje recae exclusivamente en el usuario. El servicio es únicamente orientativo y NO reemplaza el juicio propio del usuario, la verificación directa con el supuesto remitente, ni la asesoría profesional de seguridad.
• Brand Intelligence: El servicio de Brand Intelligence monitorea y reporta posibles intentos de suplantación de marca con base en datos de la red de detección de Mediavox. Mediavox NO garantiza: (a) la detección de todos los intentos de suplantación; (b) que las amenazas reportadas sean fraude confirmado (pueden ocurrir falsos positivos); (c) la eliminación exitosa de dominios fraudulentos (que depende de registradores y proveedores de hosting de terceros); (d) la prevención de pérdidas financieras para los clientes del contratante. El contratante es el único responsable de su propia estrategia de protección de marca, comunicación con sus clientes y respuesta a incidentes. Brand Intelligence es una herramienta de monitoreo, no una póliza de seguro contra el fraude.
• Sales Copilot: Sales Copilot es una herramienta de asistencia de ventas impulsada por IA que ayuda a los representantes de ventas de campo a crear pedidos, consultar información de clientes y recibir sugerencias de productos via WhatsApp u otros canales de mensajería. Mediavox NO es responsable por: (a) metas de ventas, cuotas o proyecciones de ingresos no alcanzadas, independientemente de la razón; (b) pedidos creados con cantidades, productos o información de cliente incorrecta como resultado de errores de interpretación de la IA, errores de entrada del usuario, o instrucciones ambiguas; (c) pérdidas comerciales, ventas perdidas u oportunidades no aprovechadas resultantes de la indisponibilidad del servicio, latencia o interrupciones temporales; (d) la precisión de las sugerencias de productos, las cuales se basan en datos históricos de compra y NO constituyen predicciones garantizadas de ventas; (e) fallas de integración con el ERP, inventario o sistemas logísticos del cliente que resulten en pedidos no procesados o duplicados; (f) la precisión de los datos importados de catálogos, listas de clientes o precios proporcionados por el cliente (datos incorrectos de entrada = resultados incorrectos); (g) fraude cometido por representantes de ventas usando el sistema (pedidos ficticios, clientes fantasma, cantidades infladas). El cliente reconoce que: (i) Sales Copilot es una herramienta de asistencia, NO un reemplazo del juicio humano, la supervisión o la gestión de ventas; (ii) todos los pedidos creados por la IA DEBEN ser revisados y aprobados a través de los propios procesos de negocio del cliente antes de su despacho; (iii) existen límites diarios de uso para controlar costos que pueden limitar el acceso de los representantes durante períodos de alta demanda; (iv) la IA puede ocasionalmente malinterpretar notas de voz, lenguaje coloquial o nombres de productos ambiguos; (v) Mediavox NO tiene visibilidad ni responsabilidad sobre la estrategia de ventas del cliente, planes de compensación, asignación de territorios o decisiones comerciales. El cliente es el único responsable de capacitar a su equipo de ventas en el uso adecuado, establecer flujos de revisión de pedidos y monitorear anomalías. Sales Copilot NO garantiza ningún nivel de desempeño de ventas, incremento de ingresos o eficiencia operativa.
• Nómina: Los cálculos de nómina son herramientas de apoyo. Mediavox NO es responsable por errores en configuración de parámetros laborales ni por reclamaciones de empleados del usuario.
• Integraciones de terceros: Mediavox NO es responsable por la disponibilidad o funcionamiento de servicios de terceros integrados (facturación electrónica, pasarelas de pago, servicios de IA).
• Seguridad de credenciales: Mediavox NO es responsable por accesos no autorizados derivados de negligencia del usuario en la proteccion de sus credenciales, incluyendo pero no limitado a: contraseñas, API keys, dispositivos de autenticacion de dos factores (apps autenticadoras, secretos TOTP), tokens de acceso, o cualquier otro mecanismo de autenticacion. El usuario es el unico responsable de la custodia y seguridad de todos los dispositivos y credenciales que otorguen acceso a los servicios de Mediavox.
• Infraestructura dedicada del cliente: Cuando el cliente opta por alojar su base de datos o almacenamiento en infraestructura propia o de terceros (nube publica o privada), el cliente es el unico responsable de: (a) disponibilidad, rendimiento y uptime de dichos componentes; (b) hardening de seguridad, parcheo y gestion de vulnerabilidades; (c) backups, recuperacion ante desastres e integridad de datos; (d) seguridad de red, configuracion de firewalls y controles de acceso; (e) cifrado de datos en reposo y en transito dentro de su infraestructura; (f) cumplimiento de regulaciones de proteccion de datos aplicables en su jurisdiccion. Mediavox no sera responsable por interrupciones, perdida de datos, brechas de seguridad, lentitud o indisponibilidad causada por la infraestructura del cliente. El cliente debe garantizar conectividad de red adecuada y permisos de acceso para que los servicios de Mediavox puedan operar correctamente. Mediavox no es responsable por incidentes de seguridad originados en la infraestructura del cliente, incluyendo pero no limitado a: accesos no autorizados a la base de datos o storage del cliente, ataques de ransomware en los servidores del cliente, o exfiltracion de datos a traves de la red del cliente.

11. Indemnización

El usuario acepta defender, indemnizar y mantener indemne a Mediavox de cualquier reclamación derivada de: (a) el uso de los Servicios; (b) la violación de estos Términos; (c) la violación de derechos de terceros; (d) los datos ingresados por el usuario; (e) decisiones de negocio basadas en información de los Servicios.

12. Facturación y Pagos

• Los planes de pago se facturan mensualmente en USD.
• Período de prueba: Algunos productos ofrecen un período de prueba gratuito (hasta 14 días) sin requerir tarjeta de crédito. Al finalizar el período de prueba, el usuario debe seleccionar un plan de pago para continuar usando el servicio.
• Límites de uso (Hard Cap): Los planes sin facturación por excedente tienen un límite mensual estricto. Al alcanzar el límite, el servicio retorna un error hasta el siguiente período de facturación. El usuario puede actualizar su plan en cualquier momento para obtener mayor cuota.
• Facturación por excedente (Overage): Los planes que incluyen facturación por excedente permiten continuar usando el servicio más allá de la cuota mensual. El excedente se factura al precio publicado por unidad adicional. Existe un umbral máximo de excedente acumulado; al alcanzarlo, se requiere pago para continuar.
• Período de gracia: En caso de fallo en el pago, el usuario tiene 7 días de gracia con funcionalidad completa. Después del día 7, la cuenta pasa a modo solo lectura (puede ver datos pero no crear ni editar). Después del día 30, la cuenta se suspende. Después del día 60, los datos se eliminan (con respaldo de 30 días adicionales).
• Reactivación: El pago del saldo pendiente reactiva la cuenta inmediatamente en cualquier momento durante el período de gracia o suspensión.
• Grandfathering: Los clientes existentes mantienen su precio vigente al momento de la contratación. Si los precios aumentan, el nuevo precio aplica solo a nuevos clientes o al renovar voluntariamente.
• Los precios pueden ser modificados con 30 días de anticipación.

13. Terminación

• El usuario puede cancelar su cuenta en cualquier momento.
• Al cancelar, los datos del usuario se mantienen por 30 días y luego se eliminan permanentemente.
• Mediavox puede terminar el servicio por incumplimiento de estos Términos con notificación previa de 7 días.
• Los datos anonimizados y agregados generados durante el uso del servicio permanecen como propiedad de Mediavox conforme a la sección 5.

14. Modificaciones

Mediavox se reserva el derecho de modificar estos Términos. Los cambios serán notificados por correo electrónico y/o aviso dentro de la plataforma con al menos 15 días de anticipación. El uso continuado después de la notificación constituye aceptación.

15. Legislación Aplicable y Resolución de Controversias

Estos Términos se rigen por las leyes aplicables en la jurisdicción del usuario. Para la resolución de controversias, las partes acuerdan intentar mediación y, en caso de no lograrse, someterse a arbitraje vinculante bajo las reglas de la Cámara de Comercio Internacional (CCI), sin perjuicio de los derechos que la legislación local del usuario pueda otorgarle.

El Usuario acepta que cualquier disputa se resolverá de forma individual y renuncia expresamente a participar en cualquier acción colectiva, demanda grupal o arbitraje colectivo contra Mediavox.

16. Divisibilidad

Si cualquier disposición de estos Términos es declarada nula, inválida o ineficaz por un tribunal competente, las restantes disposiciones permanecerán vigentes y se interpretarán de forma que cumplan con la intención original de las partes.

17. Acuerdo Integral

Estos Términos constituyen el acuerdo completo entre las partes respecto al uso de los Servicios y sustituyen cualquier comunicación, promesa, representación o acuerdo previo, ya sea oral o escrito, entre las partes sobre el mismo objeto.

18. Supervivencia

Las secciones 4 (Privacidad), 5 (Datos anonimizados), 7 (Propiedad intelectual), 9 (Limitación de responsabilidad), 10 (Exclusiones), 11 (Indemnización), 16 (Divisibilidad) y 18 (Supervivencia) sobreviven a la terminación de estos Términos por cualquier causa.

19. Contacto

Para consultas relacionadas con estos Términos:

• Email: [email protected]
• Sitio web: mediavox.co